چرا برای حل مشکل یک مدیر، گاهی باید از خود کسبوکار فراتر رفت و تمام زندگی او را دید؟
چند ماه بود که با یک مدیر جلسه داشتم.
مدیری بود با مسئولیتهای زیاد؛ نه فقط در کسبوکار.
همزمان دو پروژه را پیش میبرد، مادر بود، دختر بود و خواهر. دانشجوی دکتری بود و در کنار همه اینها، برای صادرات و مهاجرت هم برنامهریزی میکرد و کارهایش را جلو میبرد.
تقریباً در هر کدام از این نقشها، مسئلهای برای حل کردن وجود داشت.
اما نکته جالب این بود که او تلاش میکرد هیچکدام از این بخشهای زندگی روی بخش دیگر اثر نگذارد.
قرار بود کار، کار بماند.
خانواده، خانواده.
تحصیل، تحصیل.
برنامه مهاجرت، برنامه مهاجرت.
و هرکدام هم باید بهموقع و درست پیش میرفت.
تا اینکه در یکی از جلسات، بحث از چند موردی شروع شد که قرار بود در جلسه قبل انجام شوند، اما انجام نشده بودند.
او میخواست بداند:
«چرا این کارها را انجام ندادم؟»
شاید در نگاه اول، پاسخ ساده باشد:
کمبود وقت.
اما من سؤال دیگری داشتم:
آیا واقعاً مسئله کمبود وقت بود؟
مدیر را نمیتوان فقط در محل کارش دید
یکی از اشتباهاتی که در مشاوره کسبوکار ممکن است رخ دهد این است که مدیر را فقط در نقش «مدیر» ببینیم.
جلسه مشاوره شروع میشود و درباره فروش، کارکنان، فرآیندها، سود، استراتژی و مشکلات سازمان صحبت میکنیم.
اما مدیر، فقط مدیر نیست.
او ممکن است همزمان:
- پدر یا مادر باشد؛
- همسر باشد؛
- فرزند خانواده باشد؛
- دانشجو باشد؛
- درگیر یک پروژه شخصی باشد؛
- برای مهاجرت یا توسعه زندگی خود برنامه داشته باشد؛
- مسئولیتهای اجتماعی و خانوادگی داشته باشد.
بنابراین وقتی میخواهیم عملکرد یک مدیر را بفهمیم، باید تصویر ۳۶۰ درجهای از زندگی او داشته باشیم.
این فقط یک نگاه انسانی نیست؛ از نظر علمی هم مسئله قابل توجهی است. پژوهشهای حوزه «تعارض کار و زندگی» نشان دادهاند که فشار نقشها، ابهام نقش و اضافهبار نقش میتوانند میان حوزه کار و زندگی شخصی اثر متقابل ایجاد کنند. در یک مطالعه فراتحلیلی بر ۱۷۸ نمونه پژوهشی، عواملی مانند فشار زمانی، تعارض نقش و اضافهبار نقش از عوامل مرتبط با تعارض کار و خانواده گزارش شدهاند.
بنابراین وقتی یک مدیر کاری را انجام نداده، همیشه نباید اولین سؤال این باشد:
«چرا انجامش ندادی؟»
گاهی سؤال بهتر این است:
«در این مقطع از زندگی، چند نقش و چند مسئولیت همزمان روی دوش توست؟»
مسئله شاید مدیریت زمان نباشد
ما معمولاً وقتی کسی کارهایش را انجام نمیدهد، سراغ مدیریت زمان میرویم.
تقویمش را بررسی میکنیم.
لیست کارهایش را مینویسیم.
اولویتبندی میکنیم.
برنامه هفتگی میسازیم.
اما اگر مسئله واقعاً ظرفیت بیش از حد باشد، برنامهریزی بیشتر ممکن است فقط صورت مسئله را مرتبتر کند.
یک مدیر را تصور کنید که همزمان باید:
دو پروژه را مدیریت کند،
تصمیمهای تیم را بگیرد،
به خانواده رسیدگی کند،
درس بخواند،
برای آینده شغلیاش برنامهریزی کند،
کارهای صادرات را جلو ببرد
و برای مهاجرت آماده شود.
در چنین شرایطی سؤال اصلی دیگر این نیست که:
«چطور زمانش را بهتر مدیریت کنیم؟»
سؤال مهمتر این است:
«کدام کارها واقعاً باید توسط خودش انجام شوند؟»
و اینجا پای سیستمسازی به میان میآید.
سیستمسازی فقط برای کسبوکار نیست؛ برای آزاد کردن مدیر است
وقتی درباره سیستمسازی کسبوکار صحبت میکنیم، معمولاً ذهنمان به سمت فرآیند، فرم، دستورالعمل و نرمافزار میرود.
اما یکی از مهمترین خروجیهای سیستمسازی، چیز دیگری است:
کاهش وابستگی کسبوکار به حضور مستقیم مدیر.
اگر مدیر برای هر تصمیم، هر پیگیری، هر هماهنگی و هر مسئلهای باید خودش وارد عمل شود، در واقع بخشی از ظرفیت ذهنی او به کارهایی اختصاص پیدا میکند که الزاماً نباید توسط خودش انجام شوند.
اینجاست که تفویض اختیار اهمیت پیدا میکند.
نه به معنای اینکه:
«این کار را بدهیم به یکی دیگر.»
بلکه:
«کدام بخش از این کار را میتوان طوری طراحی کرد که بدون حضور مستقیم مدیر هم به شکل قابل قبول انجام شود؟»
این تفاوت بسیار مهم است.
تفویض اختیار از فهرست کارها شروع میشود، نه از انتخاب آدمها
در ادامه جلسات، تصمیم گرفتم زمان بیشتری را به سیستمسازی کسبوکار این مدیر اختصاص بدهم.
اولین قدم هم قرار نیست استخدام نیروی جدید باشد.
قرار نیست نرمافزار جدیدی بخریم.
قرار نیست یک ساختار سازمانی پیچیده طراحی کنیم.
اول باید بفهمیم مدیر دقیقاً چه کارهایی انجام میدهد.
برای هر فعالیت چند سؤال ساده داریم:
۱. آیا واقعاً لازم است این کار را خود مدیر انجام دهد؟
اگر پاسخ «نه» است، چرا هنوز خودش انجامش میدهد؟
۲. آیا شخص دیگری توان انجام آن را دارد؟
اگر نه، مسئله شاید آموزش باشد.
۳. آیا فرآیند انجام کار مشخص است؟
اگر کار فقط در ذهن مدیر وجود داشته باشد، تفویض آن دشوار خواهد بود.
۴. آیا خروجی کار قابل اندازهگیری است؟
اگر ندانیم «کار خوب» دقیقاً یعنی چه، نمیتوانیم مسئولیت را بهدرستی منتقل کنیم.
۵. اگر مدیر دو هفته نباشد چه اتفاقی میافتد؟
این سؤال ساده یکی از بهترین تستهای وابستگی کسبوکار به مدیر است.
هدف، حذف مدیر نیست
سیستمسازی قرار نیست مدیر را از کسبوکار حذف کند.
اتفاقاً برعکس.
هدف این است که مدیر بتواند زمان و انرژی خود را روی کارهایی بگذارد که واقعاً ارزش حضور او را دارند.
تصمیمهای استراتژیک.
توسعه بازار.
رشد.
روابط کلیدی.
تصمیمهای دشوار.
ساختن آینده کسبوکار.
و در کنار همه اینها، زندگی شخصی خودش.
مدیری که تمام روز درگیر پیگیری کارهای عملیاتی است، الزاماً مدیر سختکوشتری نیست.
ممکن است فقط سیستم ضعیفتری داشته باشد.
یک سؤال سخت برای هر مدیر
اگر امروز تمام کارهایی را که انجام میدهی روی یک کاغذ بنویسی، احتمالاً با یک فهرست طولانی مواجه میشوی.
اما کنار هر کار فقط یک سؤال بنویس:
«اگر من این کار را انجام ندهم، دقیقاً چه چیزی متوقف میشود؟»
بعد سؤال دوم:
«آیا واقعاً هیچکس دیگری نمیتواند این کار را انجام دهد؟»
و سؤال سوم:
«اگر قرار باشد شخص دیگری این کار را انجام دهد، چه چیزی باید در کسبوکارم تغییر کند؟»
پاسخ سؤال سوم، اغلب نقطه شروع سیستمسازی است.
مدیر هم یک «منبع محدود» است
در کسبوکار، برای منابعی مثل پول، نیروی انسانی و تجهیزات برنامهریزی میکنیم.
اما یک منبع دیگر را گاهی فراموش میکنیم:
ظرفیت ذهنی مدیر.
اگر این ظرفیت دائماً با کارهای عملیاتی، پیگیریهای کوچک، تصمیمهای تکراری و مسئولیتهایی که قابل واگذاریاند مصرف شود، چیزی برای تصمیمهای مهمتر باقی نمیماند.
و وقتی همین مدیر در بیرون از کسبوکار هم چند نقش جدی دارد، مسئله جدیتر میشود.
مطالعات مربوط به اضافهبار نقش نیز نشان دادهاند که جابهجایی مکرر میان حوزههای مختلف زندگی میتواند با فشار و تعارض میان کار و زندگی همراه باشد.
پس شاید یکی از وظایف مشاور کسبوکار فقط این نباشد که بپرسد:
«چطور کسبوکار را بهتر کنیم؟»
گاهی باید بپرسد:
«چطور کسبوکار را طوری طراحی کنیم که با ظرفیت واقعی زندگی مدیر سازگار باشد؟»
از همینجا سیستمسازی این مدیر را شروع میکنیم
ما هنوز نمیدانیم نتیجه این فرآیند چه خواهد شد.
اما قرار است کارها را بررسی کنیم، آنها را دستهبندی کنیم و ببینیم:
چه چیزی باید حذف شود؟
چه چیزی باید ساده شود؟
چه چیزی باید استاندارد شود؟
چه چیزی باید تفویض شود؟
و چه چیزهایی واقعاً باید همچنان در اختیار خود مدیر بماند؟
شاید در پایان مشخص شود مشکل او کمبود زمان نبوده است.
شاید مشکل این بوده که کسبوکار بیش از اندازه به خودش وابسته بوده است.
و این دو مسئله، راهحلهای کاملاً متفاوتی دارند.
یک نکته برای مدیران
اگر این روزها احساس میکنید:
«کارهایم زیاد شده.»
قبل از اینکه یک اپلیکیشن مدیریت زمان دیگر نصب کنید، یک کار ساده انجام دهید.
تمام کارهایی را که در یک هفته انجام میدهید بنویسید.
بعد آنها را در چهار گروه قرار دهید:
حذف | سادهسازی | تفویض | نگهداشتن
شاید چیزی که لازم دارید، مدیریت بهتر زمان نباشد.
شاید لازم باشد بخشی از کسبوکارتان را از خودتان پس بگیرید.
